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新编财务管理制度和流程图

时间:2020-11-13 12:54:45  来源:  作者:

新编财务管理制度和流程图

新编财务管理制度和流程图

 

 

目 录

第一章 总 则 3

第二章 范 围 3

第三章 财务管理体系 3

第四章 财务管理职能 3

第五章 财务管理部组织结构图 4

第六章 财务管理部部门岗位职责 5

第七章 财务员工岗位职责 6

一、财务经理岗位职责 6

二、主管会计岗位职责 7

三、现金会计岗位职责 8

四、出纳员岗位职责 8

第八章 财务各项工作要求 10

一、预算管理要求 10

二、资产管理要求 10

三、投资管理要求 11

四、资金管理要求 11

五、应收及预付管理要求 12

六、固定资产管理要求 13

七、负债及担保管理要求 13

八、收入、成本、费用管理要求 14

九、会计档案管理要求 15

十、支票管理要求 16

十一、印章管理要求 16

十二、应收账款管理要求 16

十三、发票管理要求 17

十四、收据管理要求 18

十五、税金缴纳管理要求 20

十六、其他资产管理要求 20

第九章 财务各项工作流程 20

一、销售业务流程 20

二、借款流程 20

三、报销流程 21

四、薪资福利支付流程 22

五、支出审批流程 22

六、其他专项支出报销流程 23

第十章 财务管理审批流程图 24

一、销售业务流程图 24

二、借款审批流程图 25

三、报销审批流程图 26

四、薪资支付流程图 27

五、税务缴纳审批流程图 28

六、工程结算款审批流程图 29

第十一章 附 则 30

 

 

第一章 总 则

一、依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》制定本制度;

二、为规范集团日常财务行为,发挥财务在集团经营管理和提高经济效益中的作用,便于集团各部门及员工对集团财务管理部工作进行有效地监督,同时进一步完善集团财务管理制度,维护集团及员工相关的合法权益,特制定本制度;

第二章 范 围

本制度适用于集团对财务工作的管理,集团各部门和员工办理财会事务,必须遵守本规定;

第三章 财务管理体系

一、集团的财务管理工作实行统一管理、分级负责的原则,财务管理体系中各层级、各岗位按照相应的职责和权限履行财务管理制度,并承担相应的责任;

二、集团董事长和总经理是集团财务管理工作的最终负责人,对集团的财务会计资料的真实性、合法性和完整性负责,按照相关法律法规的规定对集团财务管理工作承担最终责任;

三、集团对外报送的财务会计报表、财务预算方案、财务决算资料以及其他法定财务报告应由总经理签署;

第四章 财务管理职能

一、认真贯彻执行国家有关的财务管理制度;

二、集团经营管理机构在财务管理方面的职责与权力依照国家有关的法律、法规、规章、制度和集团的章程规定执行;

三、建立健全财务管理的各种规章制度,编制财务计划,加强经营核算管理,反映、分析财务计划的执行情况,检查监督财务纪律;

四、积极为经营管理服务,促进集团取得更好的经济效益;厉行节约,合理使用资金;

五、董事长和总经理对集团的一切经济活动负责;领导会计机构、财务人员和其他人员认真执行财会法律、法规、规章制度,审核重大财务事项,接受财政、税务、审计等部门的检查和监督;

六、集团的财务核算及财务管理工作由财务经理具体组织进行;

七、集团财务管理机构设财务经理,负责组织开展会计核算、财务管理、资金运作,主持财务管理部的日常工作;

第六章 财务管理部部门岗位职责

一、参与制定集团财务制度及相应的实施细则;

二、参与集团的工程项目可信性研究和项目评估中的财务分析工作;

三、负责董事长及总经理所需的财务数据资料的整理编报;

四、负责对财务工作有关的外部及政府部门,如税务局、财政局、银行、会计事务所等对接、沟通工作;

五、负责资金管理、调度;编制月、季、年度财务情况说明分析,并向集团领导报告集团经营情况;

六、负责销售统计、复核,每月负责编制销售应收款报表,并督促营销管理部及时催交楼款;负责销售楼款的收款;

七、负责每月转账凭证的编制,汇总所有的记账凭证;

八、负责集团总账及所有明细分类账的记账、结账、核对,完成会计报表的编制,并及时清理应收、应付款项;

九、协助项目出纳员做好楼款的收款工作,并配合营销管理部做好销售分析;

十、负责集团全年的会计报表、账薄装订及会计资料保管;

十一、负责银行财务管理、支票等有关结算凭证的购买、领用及保管,办理银行收付业务;

十二、负责先进管理,审核收付原始凭证;

十三、负责编制银行收付凭证、现金收付凭证,登记银行存款及现金日记账,月末与银行对账单核对银行存款余额,并编制余额调节表;

十四、负责集团员工工资的发放、现金收付、及时缴纳员工社会保险等;

 

第七章 财务员工岗位职责

一、财务经理:

职务名称:财务经理

直接上级:总经理

直接下属:主管会计、现金会计、出纳员

本职工作:领导本单位的财会工作

直接责任:

1. 具体负责集团的财务会计工作;

2. 对各项财务会计工作定期研究、布置、检查、总结。严格遵守财务纪律和集团各项规章制度。不断改进和提高财务会计工作水平;

3. 督促集团加强定额管理、原始记录和计量检验等基础;

4. 认真审核会计凭证和会计报表,做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、报送及时;

5. 制定的各项财务管理制度应便于各部门管理和核算并有利于提高经济效益;

6. 随时检查各项财务制度的执行情况,发现违反财务纪律、财务会计制度的,及时制止和纠正,重大问题应向集团领导汇报;

7. 组织编制集团的财务收支计划,按时报送集团领导,并检查各部门执行情况;

8. 在编制财务收支计划前,应要求各职能部门提供切实可行的收支计划明细表,经审核验证后据此编制集团的财务收支计划和编制说明;

9. 经总经理审批的财务收支计划,应组织有关职能部门严格实施;

10. 组织编制集团的成本计划和费用预算,并将各项计划指标分解下达落实并检查执行情况;

11. 编制的成本计划应现金合理,费用预算应厉行节约,费用开支不超越规定范围;

12. 在集团总经理的组织下,应将成本计划和费用预算案项目分解,逐步落实到各职能部门;

13. 设计必要的台帐及时反映、分析计划或预算执行情况,并向各职能部门反馈;

14. 充分运用会计资料,分析经济效果,提供可靠信息,预算经济前景,为集团领导决策提供数据;

15. 组织集团财务人员学习政策法规和业务技术,负责财务人员的考核;

16. 负责协调财务和各部门的工作,多与其他部门联系、协调,把财务工作纳入正轨;

17. 负责保管集团财务专用印鉴,并按集团财务制度使用印鉴;

18. 负责销售统计、复核,每月负责编制销售应收款报表,并督促销售部及时催交楼款;

19. 完成集团领导交办的其他任务;

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二、主管会计

职务名称:主管会计

直接上级:财务经理

直接下属:现金会计、出纳员

本职工作:各类工程款项的拨付、结清工作

直接责任:

1. 负责集团日常财务核算,参与集团的经营管理,拟定和完善集团财务制度、会计核算制度和财务各专业体系;

2. 根据集团资金运营情况合理调配资金,确保集团资金正常运转;

3. 搜集集团经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支数据并进行分析、提出建议,定期向总经理报告;

4. 严格财务管理,加强财务监督,监督财务人员严格执行各项财务制度和财务纪律;

5. 负责全集团各项财产的登记、核对、抽查、调拨,按规定计算折旧费用,保证资产的资金来源;

6. 负责对外投资、融资及担保、保险;

7. 参与集团及各部门对外经济合同的签订审核;

8. 参与工程预、结算审核管理,审核项目的预算、结算,对项目全过程进行费用控制;

9. 负责集团现有资产管理;

10. 经营报告资料编制、绩效奖金核算、垫底预算数据汇总;

11. 收集有关单位审核及账务处理;各项费用支付审核及账务处理;应收账款账务处理;

12. 总分类账、日记账等账簿处理;财务报表及会计科目明细表;

13. 统一发票自动报缴,税务核算及税法作业;

14. 会计意见回馈及监督,税务及税法研究;

15. 完成领导交办的其它任务;

 

三、现 金 会 计

职务名称:现金会计

直接上级:财务经理

直接下级:出纳员

本职工作:负责集团现金的收支工作;

直接责任:

1. 严格执行国家有关的现金管理制度,熟练掌握收付办法和手续;2. 认真审核原始凭证的合法,正确和完整性,保证内容真实、手续完备;

3. 记账凭证的填制要准确反映集团经济的状况,正确运用会计科目和记账规则,做到摘要简明扼要,数字准确,内容完整;

4. 根据审核无误的原始凭证,及时办理收付款业务。对于大的开支项目,必须经过财务经理和总经理同意后方可办理。收付款后,要在收付凭证上加盖收、付讫戳记或相关人员名章;

5. 根据办理完毕的记账凭证,逐日逐笔登记现金日记账,并结出当日余额,做到日清月结、账款相符;

6. 库存现金不得超过银行核定库存限额,超过部分要及时送存银行,保证现金安全。不得以借款单或欠款单充抵库存现金,更不得任意挪用现金。库存现金与账不相符时,应及时报告领导查明原因;

7. 不准“坐收坐支”现金,做到“收到解交”、“支则提取”,不套取现金;

8. 做好债权债务的清理工作,对各项借款要定期清理催收。做到一事一借一报,原则上对同一人的现金借款要前款不清,后款不借;

9. 按时发放员工薪酬、生活补贴等费用,按时缴纳员工福利保险;

10. 认真做好总账的记账、报账工作,按时编制和报送报表;11. 完成领导交办的其它任务;

四、出 纳 员

职务名称:出纳员

直接上级:现金会计

本职工作:管理货币资金、票据、有价证券、办理销售管理部和相关项目的财务事宜。

直接责任:

1. 办理现金收付和银行结算业务;

1)严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定,根据有关人员审核签章的收、付款凭证,进行复核,办理款项收付。对于重大的开支项目,必须经过会计主管人员、总经理审核签章方可办理;收付款后要在收付款凭证上签章;

2)库存现金不得超过银行核定的限额,超出部分要及时存入银行。不得已 "白条"抵充库存现金,更不得任意挪用现金;

2. 严格控制签发空白支票;

如因特殊情况确需签发不填写金额的转账支票时,必须在支票上写明,收示单位名称、款项用途、签发日期、规定限额的报销期限,并由使用支票人在支票登记薄上签章。逾期未用的空白转账支票,要及时收回注销。不得将空白支票交给其他单位或个人签发。对于填写错误的支票 ,必须加盖"作废"戳记,与存根一并保存;支票遗失时,要立即向银行办理挂失手续;

3. 编制和保管会计记账凭证;

1)根据审核无误的收、付款原始凭证,填制记账凭证,记账凭证的内容必须填齐,附有原始凭证;填制会计凭证的字迹必须清晰、工整并正确使用会计科目。要妥善保管会计凭证,应按编号顺序,折叠整齐,按月装订成册,加盖封面、封底、盖章归档;

4. 登记现金和银行存款日记账;

根据记账凭证,逐笔按顺序登记现金和银行存款日记账,做到日清日结。现金的账面余额要同时及库存现金核对相符。银行的账面余额要及时与银行对账单核对,月末要编制"银行存款余额调节表",使帐面余额与对账单上余额调节相符,对于未达账项要及时查询,要随时掌握银行存款余额,不准签发空头支票。不准将银行账户出租、出借给任何单位或个人办理结算;

现金会计不得兼管收入、费用债权、债务账薄登记工作以及稽核工作和会计档案保管工作;

5. 保管库存现金和各种有价证券;

对于现金和各种有价证券,要确保其安全和完整无缺,如有短缺,要负责赔偿,保险箱密码要保密,保管好钥匙,不得转交他人;

6. 保管有关地税、国税的计算机代码印章、空白收据和支票;

现金会计所管的印章必须妥善保管,严格按照规定用途使用。签发支票所使用的各种印章;财务章、法人印章由财务经理负责保管。对于空白收据和空白支票必须严格管理,专设登记薄登记,认真办理领用注销手续;

第八章 财务各项工作管理要求

一、预算管理要求

1. 集团实行预算管理制度,通过财务预算的编制、审批和执行严格控制集团的成本费用开支,确保各项经营计划和财务目标如期实施;

2. 集团应制订财务预算的编制与执行监督的具体流程和基础工作制度,对预算工作实行规范化管理;

3. 财务预算的编制实行统一组织、逐级落实的原则。财务预算要求按照集团统一的内容、格式、时间节点等编制和上报。集团每年应成立总经理领导下的预算编制管理机构,协调组织各管理部门的预算编制工作,按时完成集团下一年度财务预算的编制;

4. 财务预算的编制应本着实事求是的原则,从本部门的实际情况出发,做到既符合集团整体发展规划和预算目标要求,又符合集团的实际情况,切实可行;集团编制的财务预算应报集团董事长和总经理审批;

5. 财务预算经董事长和总经理批准后执行,集团应分解各项预算指标至各部门,采取有效措施确保预算的执行;

6. 在预算执行过程中,由于客观环境变化、经营计划改变、项目开发销售进度变化等致使实际情况与预算发生误差的,集团应及时对财务预算提出修订建议,按规定报批后修订;

二、资产管理要求

1. 集团的资产按以下原则确定主要管理部门:

1) 货币资金、应收及预付款项、长期股权投资、无形资产由财务管理部负责管理;

2) 办公用固定资产由行政人力资源管理部负责管理;

3) 未开发土地、在建项目及工程用设备物料由项目管理部负责管理;

4) 已完工项目由物业公司负责管理;

各项资产统一由集团财务管理部核算,各级财务人员应对资产的管理履行会计监督职责,在资产的日常管理过程中涉及其他部门职责的,相关部门应予以配合;

2. 集团在购买、出售资产金额过于庞大时,需经董事长审批执行;

3. 集团应建立和完善资产管理办法,规范资产管理行为,依法管理和经营集团资产,保证集团资产的安全和完整,促进资产的保值增值;

三、投资管理要求

1. 集团实行统一的投资管理制度,集团的房地产业项目投资、股权投资、风险投资等统一由总经理和财务经理按各自权限审批,呈董事长审批后执行;

2. 集团的投资应符合国家法律法规的规定和国家产业政策,符合集团的发展战略要求和现有条件,符合成本效益原则,有利于提高经济效益;

3. 为了控制投资风险,保证投资项目的经济效益,集团的相关部门应对拟投资项目的可行性进行充分研究论证,并提出可行性报告报董事长和总经理立项、审查和决策;经批准的投资项目,相关部门必须及时组织实施,严格按照项目的可行性研究报告、投资实施方案以及董事长和总经理的审批意见落实项目投资计划,加强项目开发管理,采取有效措施严格控制成本,确保预期经济效益的按时实现;

4. 项目投资结束后,集团应对项目的经济效益进行评估;集团通过并购、注资等方式进行股权投资或取得其他集团的控制权时,应对目标企业进行尽职调查,并聘请中介机构进行审计和评估,以经审计评估后的价值作为定价的参考依据;按国家国有资产管理部门规定需办理国有产权登记的,应按规定及时向国有资产管理部门提供相关资料办理产权登记。

5. 投资期满相关股权转让的,也应进行审计评估和按规定办理相关登记手续;

四、资金管理要求

1. 集团可以通过银行贷款、合作开发、引进房地产投资基金、投入及接受其他单位提供资金、票据贴现、销售回笼等方式筹资项目开发、拓展和生产经营所需的资金,并按规定的权限分别向董事长、总经理和财务经理履行审批和备案手续;资金的筹集应根据项目开发、拓展和生产经营的实际资金需求进行,尽量避免资金闲置,并严格控制资金成本和财务风险;

2. 集团的资金实行统一管理制度,资金由集团统一调度和统筹安排使用;财务管理部门于每年末按照集团整体发展规划和下年度经营计划做好下年度集团整体的资金预算,对资金整体需求、资金保障计划提出可行方案,报董事长和总经理审批后执行;各子公司也应根据自身的实际情况做好集团资金预算,各子公司的资金预算应与集团的整体资金预算保持一致;资金预算经批准后,各相关部门应严格执行,认真组织落实,做好资金筹集和使用的计划安排;

3. 集团的所有资金必须纳入相关会计账册核算,保证资金安全和正常周转,确保应收资金的及时回收,提高资金使用效率;

4. 集团的各项资金的支付必须严格按规定权限和程序审批;对于未经规定程序审批或超越权限审批的款项,现金会计不得支付资金,其他财务人员不得办理有关财务事项;付款申请需提交相关证明票据和证明;

5. 所有的资金的支付必须依据有效合同和齐全的手续,并取得合法有效的票据,尽量杜绝白条或不规范凭证、票据支取资金;由于特殊原因暂时未能取得合法有效票据的,应做好相应台账记录,明确催收责任人和催收期限,因未及时催收给集团带来税务问题或其他不利影响的,应追究相关现金会计的责任;

6. 除按照规定统一调拨资金、向子公司调拨资金以及员工正常业务工作借支外,集团的资金原则上不得外借给其他单位或个人,如确需,必须经董事长和总经理审批;资金的外借使用应遵循等价有偿原则,并确保安全回收;

7. 员工因办理业务需要预先借支资金的,必须按照规定在授权范围内审批办理借支手续,并在相关业务办妥后及时报销销账或退还所借支的资金;

8. 未经董事长和总经理的审议批准,财务人员不得将集团的资金投入证券市场从事有价证券买卖活动,或从事其他任何形式的委托理财、风险投资活动;

9. 集团财务管理部须加强对现金的管理和监督,在规定的范围内使用现金,保证库存现金的安全;财务管理部应建立现金定额制度,对于超出定额的现金应及时存入银行;集团的所有银行账户必须由所在集团的财务管理部统一管理,其他部门不得以任何名义开立银行账户;

10. 银行账户必须以集团的名义开立,不得违反规定以其他单位或个人的名义开立,严禁将公款私存、出租或出借集团银行账户;

11. 集团财务管理部应定期对银行账户进行清理,对于长期不使用、不需用的银行账户应及时予以注销;

12. 资金收支必须及时入账,做到日清月结;财务人员应按月编制银行存款余额调节表和盘点现金,保证账实相符,出现账实不符情形的必须及时查明原因,分清责任,及时纠正或追究有关人员的责任;

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五、应收及预付款管理要求

1. 集团应建立完善的应收及预付款管理制度,完善相关业务流程,确保应收及预付款的安全回收;

2. 财务管理部应对应收款项和预付款项设立台账逐笔登记发生时间、欠款单位或个人、欠款原因、欠款金额、到期时间、催收责任人等,定期清理,按时催收;台账中记录的应收账款除账面反映的应收账款外,还应包括账上尚未结转收入;

3. 对于逾期时间较长的应收款项,应作为重点催收对象,由财务管理部、营销管理部等相关部门共同催收,并注意诉讼时效的保护,采取有效措施确保集团对其拥有合法诉讼权利,避免超过诉讼时效而丧失诉讼权,致使应收款项无法收回;对于期限较长的预付账款也应及时清理;

4. 集团应形成定期召开应收账款专题会议的制度,由财务管理部、营销管理部等相关部门参加,定期分析、研究应收账款管理工作中存在的问题,共同寻求解决方法;

5. 由于客观原因确实无法收回,符合集团坏账确认条件的应收款项,集团应在取得核销证据后及时按规定程序报其董事长和总经理审批核销坏账;

6. 集团员工因工作调动、辞退、辞职等原因离开原工作单位的,应结清所欠集团款项,未办妥结清手续的不得办理调动或离职手续;

六、固定资产管理要求

1. 财务管理部应在编制下一年度财务预算时确定下一年度的固定资产购置计划,并按照预算实施固定资产购置,超出预算范围内的固定资产购置,应按规定权限审批;

2. 固定资产的购建和处置所需数额相对庞大时,需董事长审批后执行;

3. 集团预算范围以外单位价值2万元以上的固定购置应报董事长审批,并报集团财务管理部备案;

4. 严禁用公款以私人名义购置固定资产,所购置的固定资产必须全部纳入相关现金会计的账内管理和核算;

5. 集团的固定资产每年至少进行一次清查盘点,并与会计账上记录核算,确保账实相符,不相符的应及时查明原因,分清责任;对于已经失去使用价值、需要报废的固定资产,应及时按照权限报请审批清理;

七、负债及担保管理要求

1. 集团应适度控制负债规模,严格控制财务风险;

2. 集团发行企业债、银行贷款等对外举债行为需经董事长和总经理审批,董事长可根据集团的实际情况授权总经理在新增借款额度范围内批准单笔金额不超过一定额度的贷款和相关抵押;

3. 以下企业集团不得给予担保:

1) 无经营活动的企业单位(子公司除外);

2) 自然人和境外投资者;

3) 经营亏损企业;

4) 对外担保数额超过集团净资产50%;

4. 必须由董事长和总经理审批后方可对外进行担保;

5. 集团对外担保必须与被担保人订立书面合同,必要时须进行司法公正;

八、收入、成本、费用管理要求

1. 财务管理部必须严格执行集团规定的成本开支范围和标准,及时正确地核算成本,财务管理部负责管理集团成本(费用)的计划、核算、分析、控制、监督、考核等工作,相关职能部门在财务管理部的统一组织下具体负责有关的成本费用管理工作;

2. 财务管理部以具体工程项目为成本核算对象,归集项目成本,项目成本包括直接成本与间接成本;直接成本包括:直接材料费、直接人工费、专用资产折旧费、专项租赁费;间接成本主要归集运营维护、技术支持等人员费用,主要包括:物耗费、人工费、人员与部门费用、折旧与摊销费、租赁费等;

3. 期间费用包括营业费用、管理费用和财务费用;期间费用直接计入当期损益;

4. 每一项成本、费用的支出均应按规定的审批程序经审批同意后,财务部门方可支付;

5. 集团从事生产经营及非生产经营等活动取得的各种收入,包括销售收入、营业外收入及其他收入等,都必须全额入账;

6. 集团销售的收入应按照集团与购买方签订的合同、协议金额或最终确认的金额为准;现金折扣在实际发生时作为当期财务费用处理;销售折让在发生时直接冲减当期收入;

7. 财务管理部应加强对营业收入的管理,根据收入与支出相匹配原则和权责发生制原则,正确核算和结转收入及成本、费用支出,准确体现当年利润;

8. 财务部管理要加强对营业外收支的管理,营业外收支内容应严格按财政部规定的项目进行会计核算;

9. 利润分配原则按集团章程或集团会议决议执行;

10. 集团各种收入均应有合法的依据、凭证,并规定全部纳入法定会计账册核算,及时进行确认和反映,依法缴纳各种税费;

11. 集团及子公司应建立完善的成本控制管理体系,并按照财务预算严格控制成本费用的开支;成本、费用的支出应真实、合法,并取得有效的原始凭证;

 

九、 会计档案管理要求

1. 会计档案的立卷

1) 当期会计凭证在未结帐前由相应的会计按先后序进行编号,负责整理保管,并存放在财务档案室的指定档案柜内,指定人员监督;当期结帐后,5个工作日内由指定人员负责收集整理并按固定格式装订成册;

2) 会计账薄在每次结算完成后10个工作日内装订成册;

3) 财务报告及其附表、附注说明等由相关财务人员集中保管,并在年度结算终了后10个工作日内装订成册;

4) 其他会计档案在本年度内由相应的财务人员整理保管,并在年度结算终了后20个工作日内移交至财务管理部档案室指定档案柜中保存;

5) 非纸质的会计档案必须同时保存印制出的纸质会计档案;

2. 会计档案的查阅

1) 会计档案与集团其他档案使用统一查阅、复印登记制度,登记内容总经理与财务管理部各存一份;

2) 会计档案不得借出;如有特殊需要,经财务经理批准后,可以进行查阅或者复制,并办理相关登记手续;查阅或者复印会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换;

3. 会计档案的销毁

1) 集团会计档案保保管最低期限为五年以上;

2) 保管期满的会计档案,可以按照以下程序销毁;

3) 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到事项完结为止;

4) 单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中说明情况;

5) 部门合并后原部门解散或一方存续其他方解散的,原部门的会计档案应当由合并后的部门统一保管;部门合并后原部门仍存续的,其会计档案仍应由原部门保管;

6) 部门之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续;

7) 会计档案不得携带出境;

4. 凡是集团的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料,均应归档;

5. 会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册,标明年度、月份、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章,归档保存,归档前应加以装订;

6. 会计报表应分月、季、年报、按时归档,并分类填制目录;

7. 原则上任何人不得携带会计档案外出,凡查阅、复印、摘录会计档案,须登记在案;

十、支票管理

1. 支票的购买、填写和保存由现金会计负责;

2. 建立和健全《银行存款日记帐》簿,现金会计应根据审批无误的收支凭单,逐个登记银行流水收支帐目,并每天结出余额;

3. 出纳收取支票时,须立即送往银行,不得私自保存;

4. 支票的使用必须填写“支票领用单” ,由经办人、部门负责人、 财务经理、总经理签字后现金会计方可开具支票;

5. 所开出支票必须封填收款单位名称;

6. 所开支票必须由收取支票方在支票头上签收或盖章;

十一、印章管理要求

1. 银行印章必须由相关现金会计保管;

2. 财务专用章和法人公章分别由财务经理和出纳员负责保管;

3. 集团印章除部门专门印章由使用部门指定专人保管外,其余印章均由财务管理部保管;

十二、应收帐款管理要求

1. 收款方针

1) 客户成功签订完成成交确认书后,由相关销售人员及项目出纳员及时催收款项;

2) 回款方式:转帐支票,非远期、空头或错误支票;现金;严禁销售人员自行垫付房款,否则集团不但追收客户余款,而且没收销售人员所垫款项,并通报批评;

3) 部门人员调动或离职等,部门负责人必须监督其业务款项的回收及移交,必须填写移交清单一式四份(一 份交财务、一份本部门留存、移交人交接人各执一份),移交人、交接人、监交人及财务管理部相关统计人员均应签字,并报财务备案;交接人应核对帐单金额是否符实;

2、可疑客户及可疑帐款的处理

1) 销售人员在接洽客户时,如发现客户有异常情况,立刻向营销经理汇报并采取相应措施;

2) 销售人员对在两个月内催收无效且金额较大的票款,应通知营销经理及总经理,并收集有关证据、资料等,报请集团领导批准后采取相关措施;

3) 催收欠款时,如有部分或全部款项未能收回的,应由集团取得相关法律机关证明、债权证明、破产宣告裁定等中的任何一种凭证送财务管理部作冲帐准备;

4) 对收款不报或积压收款的销售人员,一旦发现,集团将从重处罚;

十三、发票的管理要求

1. 申领

1) 若申请开具的发票中企业名称或业主姓名与合同中的名称不相符,相关人员需持有双方签字认可的证明(特殊情况可由部门负责人签字认可),财务方可开具发票;

2) 杜绝开无企业名称或业主姓名的发票;

3) 杜绝开名称不全的发票:任何人无权把相关名称缩减 至2-3个字;

4) 若开具的发票实际发生与合同不符,相关人员需持有双方签字或盖章认可的证明方可开票;

5) 丢失发票一切后果由相关人员自行负责,在对方提供相关证明文件(标明发票号及金额并加盖公章)后,我集团可提供加盖集团发票专用章的发票存根联复印件,相关人员因丢失发票或借出发票时,需有书面申请并由相关部门负责人签字,财务人员对于借出发票应进行登记,并及时取回;

6) 发票复印件盖章需由部门负责人和集团总经理批准,财务人员应进行登记并由当事人签字;

7) 开发票时遇到的其他特殊情况,财务人员均应取得集团领导的批准后,才能开具发票;

2. 具体规定

1) 已签订合同的,相关人员凭集团盖章认可的合同,财务人员核对无误后方可开具发票;

2) 未签订合同的,禁止开发票;特殊情况如预收款项等,须部门负责人专门说明;

3. 回收

1) 当日领出发票已收款项的,当日必须将款项交给集团相关现金会计,否则作挪用公款处理;当天未能收回款项的,当天必须将所领发票交还集团财务统一保管;客户因特殊原因需先将发票留下后再结款项的,领票人必须要求客户将签收的收条经本部门负责人签字后交回集团财务管理部;

2) 若是抵货业务,当日领出发票,必须要求客户开具同样金额的销售发票交还财务,否则必须将集团发票退还;

3) 凡将所开发票重新更改、退票(换名称或换金额),必须写明原因并经财务经理签字确认后方可退换;

4. 填写

集团现金会计应根据审核无误发票按照顺序认真填写,保证真实、准确、完整,并加盖集团发票专用章;不得涂改、挖补或撕毁,如有填错,应整套(存根联、发票联、记帐联)保存,并加印“作废”印章,以备查验;

5. 监督

主管会计应根据每天核对每张发票(每笔业务发生额)的回款情况,并与财务经理一同对所开出发票进行监督;

6. 内容不符时的处理

支票回收的付款集团名称与相关人员所报的名称或所申请发票名称不符时,相关人员必须同时上交由付款方加盖财务章的付款说明交财务管理部备案;如无说明,财务管理部必须扣留支票,要求相关人员补交说明,如三日内仍无说明,按未回款处理;

十四、收据管理要求

1. 集团统一购买收据后,集团行政人力资源管理部与现金会计共同检查收据的联号和联次是否完整;检查无误后,根据《办公用品登记表》办理领用手续,如有缺失应及时与购买收据人员联系退换;

2. 项目出纳员根据收据的使用情况及预留收据数量提前办理相关领用手续;项目出纳员领用收据时应检查收据号码是否连续,各联次是否齐全,检查无误后报集团行政人力资源管理部后,填写《办公用品领用明细表》,领取收据;

3. 集团认可的收据样式应张贴公告交款人;同时作为退款凭据,收款人应提醒交款人妥善保管收据客户联;

4. 收据用于收取各种收押金以及其他往来性质的款项;

5. 为便于收据存档和日后查询,收据应按照业务性质类别分别启用单独的收据;

6. 收据应按照收据的序列号顺序开具,不得空号、跳号;收据的各项内容应详细认真填写,不得空项;收据中必须签署收款人的姓名,交款人应在“交款人”处签署全名;

7. 收据一式三联,需要复写的,应三联套写,不得大头小尾;

8. 收据各联次应按照收据上注明的使用要求使用,不得随意篡改各联次的用途;

9. 收据开写错误,开写错误的记账联、客户联,与存根联合订在一起,并分别在收据的三联加盖“作废”章;

10. 款项退回,应收回收据的客户联,按照付款的手续办理退款,客户联作为退款原始凭证入账;收据的客户联丢失,填写《声明书》,出纳应认真核对《声明书》中提供的资料与相关资料原件、复印件是否一致;声明人的签字与收据记账联交款人的签字字样一致后方可退款;

11. 因工作原因需先开收据、发票后收款时,由经办人到财务管理部说明原因,由财务人员开出相应的收据、发票;领取发票人员详细填写日期、票据号码、票据有效金额、领票人签字;收到票款时及时上交财务管理部同时在交款人签字栏签字,收款人在备注栏内签字;不能收取该笔票款,领取发票的人员应及时将该发票交回财务管理部,财务管理部审核无误后在备注栏注明“已收回”双方签字确认;财务管理部负责跟进在24小时内收回票款;

12. 现金会计每日跟进收据与发票的交接情况,发现问题24小时内上报集团总经理与财务经理;

13. 收据核销

1) 收据使用完毕应及时办理收据核销手续;

2) 现金会计核销收据应根据待核销收据的开具情况,确认无误后签字;

3) 财务会计审核《缴销明细》及缴销的收据的内容填写是否正确,审核无误后签字;由项目出纳员粘贴在待缴销收据的封面上;

4) 项目出纳员持待缴销收据交现金会计,集团现金会计审核待缴销收据与记录是否一致,确认无误后,项目出纳员在《档案销毁清册》中“缴销人”处签字;

5) 缴销的收据由现金会计妥善保管;

6) 现金会计应定期检查项目收据的结存情况,对不合理结存、长期未缴销的收据,及时查明原因向财务经理汇报;定期不定期检查项目收据与发票,对一周内未缴销的收据提醒、督促项目出纳员,并跟进执行结果,及时向财务经理汇报,确保收据的安全;

 

十五、税金缴纳管理要求

1、每月8日前,相关财务人员须编制相应缴纳税务凭证,经财务经理审核,报总经理审批后方可进行纳税申报;

2、相关缴纳人须在规定的时间内缴纳相关项目税金;

3、每月末项目主管会计需根据当月销售额与其他业务收入进行下月税款预算,并将预算结果报财务经理审核;

十六、其他资产管理要求

1. 集团及子公司应建立和完善招投标等机制,有效降低各种物料、设备的采购成本;相关归口管理部门应做好验收和保管工作,保证其安全和完整;

2. 股权投资所形成的资产以及其他资产按照本制度及集团的相关制度规定管理;

3. 集团资产对外捐赠的管理制度根据集团的实际情况另行制定;

第九章 财务各项工作流程

一、销售业务的流程

1. 营销管理部根据客户交款情况填写购房合同;

2. 填写完购房合同后由售楼员带领客户至出纳员处交款,出纳员核对无误进行收款并开据收据或发票给客户,财务管理部据此登记台账;

3. 每周周一项目出纳员应报送上一周收款明细和应收房款余额至集团现金会计进行核对,核对无误后,财务管理部据此审核销售业绩;

4. 房屋售出后,销售合同等有关资料应及时在财务管理部备档,其他销售变更事项应及时通知财务管理部;

二、 借款流程

1. 集团相关人员可以根据签订的合同约定申请预借款项,填写相应的单据,根据借款金额的大小获得不同层级领导的批准。向财务管理部提交已批准的审批单时,应附上借款原因说明,财务相关现金会计根据资金情况予以付款,原则上列入资金计划的款项优先安排;

2. 员工出差时可根据出差地点、出差期间和所办事由预借差旅费。填写借款单时,应简要列明申请借款金额的计算过程:如多少天,每天花费的金额,包含的项目等(差旅费用参照《企业日常管理制度——出差管理条例》执行);

3. 支付的预付款,有具体要求的,从其规定:如工程合同的付款,在工程审计结果出来之前,不能超过工程预算的70%。没有具体规定的,实际预付帐款前,应查询预付该公司的帐款是否已超过限额或有长期未报销款项。与招采合约管理部相关人员核实后,做出预付或拒绝预付的建议;

4. 员工个人借款出差或办理集团事务的,应在出差或办完事后尽快填写报销单。个人因公借款不能超过30天。超过期限的,财务管理部有权从其工资中扣回。旧账未清时,原则上不再准予新借款;

5. 借款单由经办人统一交给集团相应现金会计,财务管理部核实现有借款和其他信息后,再由集团总经理审批。财务管理部根据总经理审批情况,安排付款并进行账务处理;

6. 借款后,根据借款目的不同,由财务管理部现金会计进行账务处理并保留相关的合同;

7. 借款人按规定填写借据,注明借款事由、借款金额(大小写须填写一致,不得涂改);

8. 财务付款:借款凭证审批后的借款单到财务管理部办理领款手续;

三、报销流程

1. 日常报销费用主要包括差旅费、通讯费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件采购费、业务招待费、培训费、资料费等;在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算;

2. 费用报销的一般规定:

1) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度);

2) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据,严格按单据要求项目认真写,注明附件张数,金额大小写须完全一致(不得涂改),简述费用内容或事由;

3) 报销5000元以上需提前一天通知财务管理部以便备款;

3. 报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门负责人审核签字→财务经理复核→总经理审批→到相应现金会计处报销;

3. 单项报销流程

1) 营销管理部广告费、印刷费:由部门凭发票填写费用报销单,财务管理部对票据进行核实,核对无误后付款;

2) 办公用品、低值易耗品:由招采合约管理部填写报销单据,总经理审批后报销;

3) 资料费:各部门购书及其它资料,首先将书、资料和发票拿到行政人力资源管理部进行登记;经手人凭发票填写费用报销单;

4) 差旅费:于返回3天内必须报销,由部门负责人审核票据的合理性并在报销单上随同差旅者签字认证,后至财务管理部核销借款;对3天内无故不及时报销的,财务管理部应催办一次,仍不办理者,财务管理部有责任从其当月工资中扣除;试用人员出差借款须由部门负责人担保,视同部门负责人借款;

5) 业务费用:所有业务费用票据须开明细发票,经手人须在票据背面签字;各部门应本着勤俭节约的原则使用业务费用,任何人不得用于除业务需要以外的个人消费;业务招待费须在两人以上签字并注明时间及招待客户名称;加班用餐费须由全体用餐人签字;交通费须注明起始、地点及原因;礼品费须注明所送人名及礼品名称、数量;快递费单据上请注明客户名称;未按规定填写说明或签字的,财务管理部应将报销凭证退回并说明原因;

4. 超计划报销手续必须有审批报告,其它同计划内报销手续一样;

四、薪资福利支付流程

1. 每月5日-10日由行政人力资源管理部将本月工资支付标准(含人员变动、工资变动、社会保险等信息) 经集团总经理审批后转交财务管理部;

2. 按薪资审批流程审批;

3. 每月15日由财务管理部通过直接发放的形式支付工资;

五、支出审批流程

1. 日常办公用品、计算机的外设配件和耗材等采购计划,由行政人力资源管理部收齐汇总,上报集团总经理审批;由行政人力资源管理部统计库存,各部门填写《办公用品登记表》后领用;

2. 固定资产与办公家具:其购买由部门填写《办公用品请购单》,特殊购买情况写出需求报告,经部门负责人签字,报总经理批准统一购买,金额在1万元以上的固定资产购入必须报董事长审批;

3. 活动/庆典:由经办人随借款单附上具体流程与安排,并预算相应费用,由部门负责人审批,总经理审核,之后由财务管理部审核付款;

4. 凡是参加外地培训等,必须提前向集团总经理提交专项申请报告,注明培训必要性、培训人数、费用预算等;经批准后方可执行;

5. 差旅费:各部门根据工作需要,制定出差计划,应注明出差地点、事由、时间、人数、由部门负责人审核出差的必要性和借款的合理性、总经理审核签字后交财务付款;各部门负责人凭出差报告先由集团总经理审批后方可借款;

6. 工资或奖金的支出:由集团行政人力资源管理部核准每月考勤,财务管理部编制工资发放表,财务经理签字确认,并报集团总经理批准后由财务发放;

7. 业务费用:业务费用包括业务交通费(含油费、保养费、过路费、搬运费)、快递费、礼品费及业务招待费,经总经理批准的计划内业务费用由部门负责人与财务经理审批;计划外业务费用报集团总经理审批;

六、其他专项支出报销流程

费用范围:其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、集团员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出;此类费用一般金额较大,由行政人力资源管理部负责人根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等),经总经理签署审核意见后报董事长审批;

新编财务管理制度和流程图

 


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第十一章 附 则

 

一、本制度解释权归集团行政人力资源管理部和财务管理部;

二、本制度经董事长与总经理通过后执行,修改时亦同;

三、本制度自颁布之日起生效;



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