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公文写作最高境界:内容上写出了他想的,语言上听上去像他说的

时间:2022-07-31 14:44:29  来源:  作者:办公沙龙

写材料切中领导想法的最高境界有且只有一种,那就是内容上写出了领导想说的,语言上听上去像领导所说的,总之就是领导觉得看着你的稿子,“像自己的东西”。

我最近写了几个稿子,突然有一点灵感,想接近此种境界,没有之前想的那么复杂,有一个重要且简单,同时还特省心的方法:用原话。

试想,假如你在一篇讲话中关键位置、重要观点上恰如其分地或使用、或模拟,或发散了领导的原话,这篇稿子一定会让领导倍感亲切:稿子不错嘛,像是我说的话!我暗自一笑:这本来就是您说的话啊!

多用领导原话为什么让领导舒适?从实用的层面讲,原话能更精准地表达和还原领导的意图;从心理层面看就更厉害了,人都会自恋,人对自己总是无限欣赏的,没有人会轻易推翻自己。

父母们骗小朋友干活时总会说,你帮妈妈摘菜吧,自己的劳动成果吃起来更香!神奇的是,小朋友们自己摘的菜确实感到比以往香甜。这就是自恋的作用。我们用领导的原话,恰恰就是借助了自恋的力量。

那么,用原话,怎么才能用到点子上呢?我把主要步骤归纳如下。

 

1. 找原话

要有原话可用,首先得收集大量的领导原话,否则就成了无本之木、无源之水。按重要程度划分,我觉得原话的来源大致有这么几类。

(1)脱稿讲的话

我觉得,最有价值、最珍贵的原话,是领导自己脱稿想出的话、讲出的话。在座谈会上的即兴发言,在专题会上的随性插话,在调研考察时的精彩点评,会见、聊天时的随口议论,等等。

这些脱稿而出的话,其实才最能反映领导的真实思想,也最符合领导自己的语言习惯,饱含着真知灼见和闪光思想。同时,它还代表着领导一段时期关心、关注的问题。

当然,这样的原话也最难收集,因为收集此类原话别无他途,只能多跟会,常听会。假如精力不济,也要争取给一些重大的,领导有可能做自发的、系统发言的机会。

有一次,我接到任务,起草领导在单位新年工作布置会上的讲话。正式部署会之前,单位领导班子连续开了几次务虚会、班子会,商量讨论单位年度重点工作。为了解领导关注的问题、对工作的想法,我跟着听了几次会。会上,领导们大多脱稿,时而开脑洞、做头脑风暴,时而对自己长时间思考的问题做系统阐述。

这些话都是宝贝。我一边听一边在笔记本电脑上记录,有些人虽然当时还不太理解、不太明白,但还是力所能及地做了详细的笔记。

动笔时我发现,这些笔记真是太管用了。具体怎么用的,后面我讲原话用法时再具体讲。

所以,要想有用,不管领导安排没安排,要求没要求,相机、录音笔、笔记本都是应该带的,只要没有特殊交代,领导“开讲”就“开录”,回来后整理成文,特别是对领导脱稿发挥的内容,反复提及的高频词、高频案例,要竖起耳朵认真听、认真记,这里面,或许就有领导特别得意的观点和话语。

(2)认可过的材料

领导念过的讲话,点过头的材料,虽然赶不上脱稿讲话的含金量,但也要远远好过你自己拍脑袋的杜撰,是一种很重要的原话来源。

要知道,尽管这类材料并非完全是领导原创,但材料的背后仍凝结了很多领导的观点和认识,有些是他亲自披挂上阵几番增删,有些是他指挥搞材料的小王通宵达旦弄出来的,有些是小李十几次修改稿得到的终稿,十分宝贵,可以说也是一座富矿,必须要善加利用。

举个最简单的例子。我单位经常和各个地方、企事业单位签订合作协议,凡签协议,必要发表热情洋溢的讲话。

这种致辞稿,有一块儿内容是跑不掉的,那就是对本单位情况的介绍。问题是,对本单位情况的介绍也有很多个版本,有的强调光荣历史,有的陈述现实状况,有的展望美好未来,都不太一样,每次涉及本单位情况介绍,变动总是很大。

一次,领导终于心血来潮,对一篇我们起草的在合作协议签字仪式上的讲话进行了认真修改,尤其是单位基本情况这段更是改得面目一新,突出了单位与国家同呼吸、共命运的光荣传统。我们拿到之后,如获珍宝,立即通令所有材料员,以后但凡稿子中涉及本单位情况的内容,全数以此为模板。

果然,虽然我们并没有主动汇报此事,一段时间后,领导还是敏锐地感觉到了,好几次表扬传到我们耳朵里:办公室不错,最近几个稿子里单位介绍统一了,看着才像个样子!

所以,领导念过的稿子、认可过的稿子、同意过的稿子,也有等同于原话的效力。

比如,遇到新领导上任,要写稿子,但还没听过他本人讲话怎么办?那就主动寻找领导原来任职时的讲话材料学习研究,进而熟悉人,熟悉文,这也是一种对原话的运用。

(3)发表的文章

领导在报纸杂志上发表的文章,那一般都是下了功夫的,毕竟要在外展示,不能不慎重。最不济,也是领导首肯的。

领导在报纸上发表的文章一般比较系统,论证严密,语言风格也跟正式公文近似,是写材料很好的原话来源。假如有些领导重视理论工作,时常在报纸期刊上发表观点,阐述自己对相关工作的认识和看法,那简直就太好了。

去年,我单位举办体育文化节,我给领导起草致辞,主题是体育育人。我之前对这个问题还真没什么思考,正发愁间,霍地想起两三年前领导曾接受体育媒体采访,就高等体育教育发表观点性文章,赶紧到网上找来认真研读,之后草拟的讲话稿里吸收了很多当年领导访谈中的观点,效果很好。

即使领导不爱在报纸上发文章,那报道、采访总是有的吧,尤其是地方领导,出行活动总有电视、报纸、网络,中间总有几句,某某指出,某某强调,这其实也是原话的一种啊!

(4)会议记录、会议纪要、批示

会议记录是非常直接的领导谈话来源;会议纪要呢,虽然一般会做加工,但也可以看成是非常系统规整,并且达成共识的领导原话。这两类材料也都要收集参考。

领导在文件、报告上作的批示,也是他观点看法的真实流露,而且往往特别集中,凝练,同样可以看成是重要的原话来源。

 

2. 运用原话的方式

来源问题解决了,菜买回来了,我们就可以开锅了。使用领导原话,并非像你想象的那样,给引用上去就完了,那只是最原始最基础的运用,如果只知道这样弄,就把好白菜给糟蹋了。我总结,对原话的运用主要有这么几种方式:

  • 一是把原话作为主题

把领导的原话作为一篇公文的主题,是运用原话的最高阶段,也是威力最猛的一种方式。所谓把原话作为主题,就是以领导的一句话,或一个意思为基点和主旨,扩展成整篇文章。

有个例子我印象颇深。领导一上任,在全体(扩大)会议上,一口气提出“五个干”,作为自己的任职讲话:

第一个“干”,上下同欲对标干;

第二个“干”,突出重点精准干;

第三个“干”,撸起袖子加油干;

第四个“干”,遵循规律科学干;

第五个“干”,扑下身子务实干。

整篇文章都围绕如何干实事这一主题深化摆布,表明蓝图已定、目标已明,关键是抓落实。必须把心思集中在“想干事”上,把胆识展现在“敢干事”上,把能力体现在“会干事”上,把目标落实在“干成事”上。

这句话,形象生动、温暖人心、催人奋进,立刻成为人们热议的话题,可以说为全年确立了“苦干”“实干”的主旋律。而“五个干”讲话,明显是在主动对标“撸起袖子加油干”,是对“撸起袖子加油干”的落实和细化,对如何“撸起袖子加油干”提出了方案。这就是以领导讲话为主题组织整篇文章的一种范例。

  • 二是把原话作为结构

原话除了可以作为公文的主题和中心思想,有时还能为整篇文章提供结构参考。拿着原话的只言片语大做文章,把原话中的几个观点对应到文章的某几个部分上,也是把原话用得淋漓尽致的一种方法。

说起来太抽象,不一定好理解,还是看个例子。

一次,我起草单位新学期工作部署会讲话,这玩意六个月一次,早已驾轻就熟了,本来觉得没什么难的。一般而言,部署会讲话的结构总是分为:抓好教学工作,抓好科研工作,抓好师资队伍建设,抓好校园建设,抓好管理保障工作,抓好思政工作这么六个部分,想创新,不容易。

在传统思路的惯性下,我拿出来的初稿还是这个结构,不曾想,这次领导不太满意,斥责道:老生常谈,结构要创新。

我领命回来,很是为难,高校工作有高校的规律,说来说去确实无非是教学、科研、师资这些内容,想写出花来,难啊!但是创新又是硬任务,必须要完成。于是只能苦闷地在各种近期会议纪要里翻翻看看,希望能找点灵感。

翻到某次科研工作会议上领导的讲话,我注意到里面领导说了一句话:科研工作要注意加强智库和思想库建设,要把思想库建设放到和推进人才培养体系、国际影响力提升、大学形象建设和美丽校园建设同样重要的位置来考虑,统筹推进这“五大战略”。

天啊!这不就是领导最近最想对大家讲的话吗?而且,连“说法”“提法”都给你概括好了——五大战略!部署会讲话结构迅速确定,之前教学、科研、师资的老套套全部推倒,改为:

全面推进人才培养体系战略;

全面推进国际影响力提升战略;

全面推进思想库建设战略;

全面推进大学形象建设战略;

全面推进美丽校园建设战略。

看上去结构变化很大,其实内容并非另起炉灶。人才培养体系,说的还是教学的事;思想库建设,主要讲的科研;美丽校园建设,主体内容是管理和保障。其实是新瓶装旧酒。

这一稿拿出之后,正如我们所料,领导很满意,认为这篇部署会讲话充分体现了他的思路,讲出了他想说的话。

区区会议纪要中的一句话,让我们拓展为整篇文章的结构,领导为什么就满意了呢?我翻来覆去地想,终于想明白一个道理:把领导的一句话作为结构,本质就是帮领导扩展、充实思想。

领导有指示或者批示,其思想可能来自一个点、一件事、一个方面或者一个阶段,这种思想起初只是初步的、零碎的,而材料员以此为结构,就是在帮领导完善思想,把模糊的弄得更清晰,把片面的弄得更全面,把零碎的弄得更系统。所以,领导的满意几乎是必然的。

  • 三是直接体现原话。

直接把领导原话体现到材料中,是最直接的一种原话用法。简约,不简单,如果用得好,同样能为文章增色不少。

我感觉,适合直接拿到材料中用的领导原话大概有两类,一类是表述特别生动的,另一类是观点特别鲜明的。

比如,单位召开薪酬体制专题会,对薪酬体制进行研究,领导在薪酬会上有两句话讲得让我印象深刻。为了强调这次不再是吃大锅饭,而是要激励先进、惩罚后进,他打了个比方,说:这次薪酬,不能再搞“大水漫灌”,平均用力,而是要向以色列人种树一样,搞“精准滴灌”。我觉得,这句话就非常生动。

还有,针对工资方向表态时,领导明确指出,底线应当是托住底、保基本,也就是从效果上看,大家都有所增长。这句话观点就非常鲜明,明确体现了领导对于薪酬体系的思路和观点。

后来,我把这两句话都直接体现到薪酬体系动员会讲话中,最后成稿一次过关,领导基本照念,尤其是念到“大水漫灌”“精准滴灌”的时候,甚至面带微笑。

原话的用法,写到这里基本就说完了。有时候,与其抱怨搞不清领导在想什么,领导想要什么,不如多在收集、掌握领导原话上下下功夫。

手头的原话多了,不但知道该写什么了,有时候,连怎么写的问题都一并解决了。如果平时帮某一位领导写稿比较多,还可以建一个资料库,把收集到的这位领导的资料都放进去,这样就随时有原话可用了。

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