一、由“老三块”说起

工作概况——成绩经验——存在问题与今后打算

此谓之“老三块”, 一些老于世故的文秘人员常它奉为“一箭双雕”的法宝:即可应付“工作报告”, 又可敷衍“工作总结”;甚至于年终常一次性操作出一对“双胞胎”, 只需分别取个名字 (标题) , “年度工作报告”与“年度工作总结”便同时诞生。这种做法, 似乎“提高”了工作效率, 但是, 是否符合两种文书的写作要求呢?

二、工作总结与工作报告的本质区别

工作报告与工作总结, 是性质迥然不同的两种文书, 决不可将它们混为一谈。

首先, 从“文体属性”看:工作报告是“报告”的一种, 属“法定公文”范畴。《国家行政机关公文处理办法》 (国务院2000年8月24日发布) 规定:“报告, 适用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 答复上级机关的询问。”其中, 向上级机关“汇报工作”的报告, 即为工作报告。而工作总结, 则不在《办法》所框定的“法定公文”之列, 它属于“机关事务文书”范畴。

其次, 从“行文目的”看:工作报告是“呈报性”公文, 其行文目的, 在于“下情上达”, 即为上级机关报送信息, 不唯工作报告, 所有的“法定公文”报告 (包括情况报告、答复报告等) 的写作目的, 均在于此。而工作总结则不然。所谓“总结”者, 指“把一阶段内的工作、学习或思想中的各种经验或情况分析研究, 作出有指导性的结论” (见《现代汉语词典》) , 商务印书馆1996年修订版) , 将这种“分析研究”秘“指导性结论”写成书面材料, 即为“总结”文书;其中, 有关“工作”的总结材料即为工作总结。总结中的“指导性结论”, 用来“指导”谁呢?显然不是“上级机关”, 而应是自身。因此, 总结是“自导性”文书, 其写作目的, 在于为自身提供借鉴, 用以指导今后的工作。

第三, 从“写作内容”看:写作目的不同, 其写作内容也必有羞。工作报告的主要内容, 是具体的工作情况、所采取的措施、所取得的成绩、尚存在的问题等, 一般无需作“经验与教训”上的分析、提炼, 也无需作出“指导性结论”。而工作总结不然。它不是仅仅将工作情况记录在案, 而是从中得到启示, 其写作重心在于:从以往的工作实践中拿出经验与教训, 提炼出认识与体会, 使认识升华到理性高度, 找出规律性的东西来。这是工作总结的一个基本特征, 也是它与工作报告的一个根本区别点。

第四, 从表达形式看:内容决定形式, 既然工作报告以“工作情况”为基本写作内容, 那么它必然以陈述为基本表达方式, 故而人们常称它为“陈述性”公文。而总结侧重于理性认识, 工作情况仅作概括的陈述即可, 所以它的表达方式应以议论、说明为主, 兼用陈述方式。

三、“老三块”的局限性

工作报告的行文思路, 一般表现为:

做了什么 (工作概况) ——怎么做的 (过程、做法) ——做得怎样 (成绩, 问题)

在具体的写作中, “过程、做法”和“成绩”常揉合在一起写;而一提到存在的“问题”, 往往会涉及今后“打算”。将以上思路梳理出来, 便是工作报告的构文程式:

工作概况——过程、做法与成绩——问题与打算 (“新三块”)

不妨将“老三块”拿到一起比较一下, 我们便很容易发现“老三块”的不妥处:

工作概况——成绩经验——看在的问题与今后打算 (“老三块”)

比较中不难看出, 两者的开关与结尾均是一到处的, 而“主体”部分却大不相同。“老三块”中缺少“过程”与“做法”两个要件, 而这两个要件专门用以回答“怎么做的”这一总是而“怎么做的”恰恰正是“上级机关”很想得到的信息, 略去不写显然不妥。至于“经验”, 上级机关往往会从下级机关所报送的“工作总结”、“经验总结”或“典型经验介绍”中获得, 一般不靠“工作报告”的渠道获取。况且, 工作黎孟德是“陈述性”公文, 它所需要的是事实材料、工作情况, 不需要大发议论, 不需要理性认识, 而“经验”属于“理性”提取的东西, 它需要通过分析、议论加以阐释。故而, 将“经验”写进工作报告, 显然是多余的。之所以出现此类偏差, 盖由“老三块”将总结的内容要素, 揉和进报告之中所致。

工作总结其行文思路大致如下:

做了什么——怎么做的——做得怎样——为何这样 (经验、教训) ——应该怎样 (未来设想)

将有关“内容要素”作出不同的组合与压缩处理, 使可形成工作总结的两种构文程式:

其一, 若将后两个问题“为何这样”与“应该怎样”相融合, 便可形成下列构文程式:

概况—做法—效果—体会 (经验教训、未来设想) (新四块)

其二:若将前三个问题“做了什么”、“怎么做的”、“做得怎样”压缩合并, 便可形成另一种构文程式:

基本情况 (概况、做法、效果) —经验教训—本来设想 (“新三块”)

倘拿“老三块”与这两个新程式相较, 也不难发现“老三块”的局限性:

工作概况——成绩经验——存在问题与今后打算 (“老三块”)

两相比照可以看出, 对于总结来说, “老三块”中缺少了至关重要的内容要素—“教训”。造成这种念头的原因, 也许来自近年来局部蔓延的“报喜不报忧”不良作风的影响。文秘界打油诗云:

年年总结老一套, 成绩、干劲加口号;

今年产量又提高, 哄得领导哈哈笑。

倘若真的写出这样的“总结”, 也许能够一时地搪塞领导, 但是对于指导今后自身的工作, 将有何作用呢?

四、工作总结“理性升华”的门径

1. 经验与教训, 是总结的灵魂, 也是总结的价值所在。

所谓“规律性”认识, 指的就是成功经验与制造穰, 即怎样开展工作才能成功、取得胜利, 怎样做便碰钉子、走弯路。而获取这种认识最为便当的方法, 则是由“果”到“因”的分析与概括, 即运用因果分析法, 从分析研究工作结果 (成绩与问题) 入手, 找出取得成绩的原因, 追寻产生问题的根源, 然后通过概括提炼, 而升华为一种规律性认识, 即经验与教训。

2. 化“整”为“零”的解剖与整合。

对于某些综合性工作来说, 有些问题表现得非常复杂, 若从整体上去分析成败原因、提取经验教训, 则是相当困难的。这时, 宜采取化“整”为“零”的解剖法加以研究, 就像切西瓜似的, 将整个工作划分为几个部分, 或像截取甘蔗似的, 将整个过程切割成几个阶段, 逐一考察每个部分、每个阶段的矛盾与特点;最后再找出每个局部之间的关系与共性, 通过整合与归纳, 升华为理性认识。

3. 鉴“往”谋“来”的设想与决策。

有人曾将工作总结戏称为“雨后伞”、“马后炮”、“事后诸葛”。这种说法有一定道理, 即便总结写得头头是道、句句真理, 而对于以往的工作来说已无任何价值;但是, “往者不可谏, 来者犹可追”, “亡羊补牢、犹未为晚”, 因为这里毕竟实实在在地有“伞”、有“炮”、有“诸葛”, 一旦将它运用于“未来”的工作, 不就成了“雨前伞”、“马前炮”与“事前诸葛”了吗?

前文说过, 工作总结是“着眼于未来”的文书, 故而, 应所撰写总结的根本目标放在鉴“往”谋“来“上面, 即借鉴以往工作的经验教训, 并把它作为今后工作之设想与再决策的基础, 落实到未来的“方向性”意见上。这是“理性升华”的最高层次, 应着力把它设计周全并陈述清楚。

“不是一番寒彻骨, 争得梅花年鼻香。”要想写出高质量、有价值的工作总结与工作报告，看来还是需要下一番功夫的。